CARA
MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel (Excel) merupakan
program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang bisa digunakan untuk membuat
tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Excel dapat mengolah data
(biasanya numerik) walalupun datanya dalam skala besar (tetapi tidak terlalu
besar, untuk data yang "super besar" Microsoft punya andalan lain
yakni Microsoft SQL Server 2005.
Karena Excel tergabung dengan
Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft
Word juga dapat digunakan di Excel. Pada Excel, dalam satu file bisa menampung
lebih dari satu lembar kerja. Itulah sebabnya Excel juga dapat dinamakan
workbook. Satu sheet Excel terdiri atas 256 kolom (A … IV). Perpotongan antara
sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan cell (sel). Letak cell yang
sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang
dinamakan dengan pointer cell (sel penunjuk).
Penggunaan dasar yang akan dicapai
dalam mempelajari Microsoft Excel ini adalah:
- Pengolahan data-data secara sederhana dalam lembar kerja
- Penggunaan fungsi-fungsi standar (built in) yang ada dalam Excel
- Pemformatan lembar kerja
- Penggunaan fungsi string
- Penggunaan fungsi logika
- Penggunaan fungsi pembacaan tabel
- Pembuatan grafik
- Pengurutan dan subtotal.
Untuk menggunakan Excel, maka harus
jalankan Excelnya dulu. Lembar kerja Excel akan terlihat seperti dibawah ini :
MEMULAI
EXCEL 2000
Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;
1. Aktifkan komputer terlebih
dahulu.
2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
3. Muncul sejumlah menu, pilih Program.
4. Klik Microsoft Excel
5. Tunggu hingga tampil layar Excel
2000 yang masih kosong (lihat gambar).
6. Excel siap untuk digunakan.
Gambar Tampilan Depan Monitor
JENDELA
EXCEL 2000
Setelah Excel diaktifkan, maka akan
tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;
Gambar Workbook Microsoft Excel
Jumlah sheet yang ditampilkan pada
file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools -> Options -> Tab
General -> Sheet in new
books (isi sesuai kebutuhan). Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan
terhadap sheet dalam book. Yaitu, mengganti nama sheet, menghapus sheet,
menyisipkan sheet, atau memindahkan sheet. Semuanya dapat dilakukan dengan
melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan.
LEMBAR
KERJA
Untuk menjelajah lembar kerja
(sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut :
: ke atas satu cell
: ke bawah satu cell
: ke kiri satu cell
: ke kanan satu cell
PageUp : satu layar ke atas
PageDown : satu layar ke bawah
Ctrl +
Home : ke sel A1
Ctrl +
PageUp :
ke sheet sebelumnya
Ctrl +
PageDown :
ke sheet berikutnya
F5 : ke cell tertentu
Selain tombol-tombol keyboard di
atas, juga dapat menggunakan mouse. Caranya, klik cell yang ingin dituju.
DATA DI
DALAM EXCEL
Data di dalam Excel dapat dibedakan
menjadi dua, adalah:
- Data biasa (tidak akan dimanipulasi). Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja tanpa diawali dengan apapun
- Data rumus (formula yang menggunakan fungsi). Data rumus harus dimulai dengan = (sama dengan).
Contoh memasukkan data :
Cell B4 merupakan contoh pemasukan
rumus ke dalam lembar kerja. Selain rumus, juga bisa menggunakan fungsi-fungsi
bawaan (built in) yang disediakan Excel. Beberapa fungsi statistik yang sering
digunakan antara lain :
=SUM
(range) :
menjumlahkan. Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( Σ )
=AVARAGE
(range) :
mencari nilai rata-rata
=MAX
(range) :
mencari nilai tertinggi
=MIN
(range) :
mencari nilai terendah
=COUNT
(range) :
menghitung cacah data (jumlah record)
Pembagian data dalam Excel juga
dapat dibedakan atas :
- Data relatif, merupakan data yang akan berubah alamat cell-nya apabila di copy-kan
- Data absolut, merupakan data yang alamat cell-nya tetap apabila di copy-kan.
Contoh :
=A1 + $B1 :
cell A relatif, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.
=C$2 *
$D$3 : cell C2
absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.
MENGKOREKSI
Apabila dalam memasukan data
terdapat kesalahan-kesalahan, dapat dilakukan koreksi (edit). Perbaikan yang
dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
- Menghapus ketikan yang salah dengan menekan tombol Del atau Delete. Ketikan yang salah itu bisa berupa 1 sel aja atau kumpulan dari beberapa cell (blok range).
- Menimpa (over write) sel yang salah dengan data yang benar.
- Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau Klik isi sel pada Formula Bar.
- Jika error berlanjut, lihat help pada Excel.
OTOMATISASI
Kadang kita melakukan pekerjaan yang
rutin terhadap lembar kerja, misalnya memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak
deret genap (2, 4, 6, 8, …) atau mencetak nama hari (senin, selasa, rabu, …)
atau mencetak bulan (januari, februari, …, desember). Maka kesemuanya itu
menggunakan pola. Excel menyediakan suatu formula guna mewujudkan fungsi
otomatisasi. Caranya : Klik Edit
-> Fill -> Series.
Gambar Series Pada Excel
Impelentasi series ini juga dapat
menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse) dan kadang membutuhkan
kombinasi Mouse + CTRL
MEMFORMAT
LEMBAR KERJA
Agar lembar kerja terlihatan lebih
cantik, menu yang digunakan untuk mempercantik lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1)
Gambar Format Cell Pada Excel
Adapun fungsi dari masing-masing tab
adalah sebagai berikut :
- Number, digunakan untuk memformat data numerik
- Alignment, digunakan untuk mengatur posisi teks dalam sel, baik horizontal maupun vertikal, orientasi teks, maupun penggabungan beberapa sel (merge cells)
- Font, digunakan untuk menentukan jenis huruf, ukuran, style, warna pada teks
- Border, digunakan untuk membuat bingkai/garis pada tabel
- Patterns, digunakan untuk memberikan warna latar belakang, atau arsiran pada cell
- Protection, digunakan untuk melindungi cell dari pengeditan.
FUNGSI
STRING
Fungsi string adalah fungsi untuk
melakukan manipulasi data karakter/string. String sendiri merupakan kumpulan
karakter, angka, kombinasi huruf & angka. Misalnya, ditemukan string :
2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun masuk), 03 (kode
kelas) dan 888 (nomor urut siswa). Disini kita akan memanipulasi string sesuai
kebutuhan.
Adapun fungsi string yang dikenal
dalam Excel adalah :
- LEFT (string;n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string
- RIGHT (string;n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string
- MID (string;m;n) : Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m sebanyak n karakter.
FUNGSI
LOGIKA
Fungsi logika adalah fungsi yang
dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang mengandung
pilihan/syarat. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah sebagai
berikut :
= IF (kondisi, pilihan1, pilihan2)
Dimana :
- Kondisi, setiap ekspresi yang akan diseleksi oleh komputer. Setiap kondisi harus memiliki 1 buah operator relasional. Operator relasional yang dapat digunakan antara lain =, <, <=, =>, >, <>
- Pilihan1, yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi terpenuhi bernilai benar/true
- Pilihan2, yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi tidak terpenuhi/false.
Catatan :
Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1
OPERATOR
LOGIKA
Kita juga dapat menyertakan operator
logika dalam penulisan kondisi. Adapun operator logika yang biasa digunakan
adalah sebagai berikut :
- NOT : digunakan untuk membalikkan nilai kondisi. sintaks : NOT (kondisi)
- AND : digunakan untuk operasi konjungsi. sintaks : AND (kondisi1; kondisi2)
- OR : digunakan untuk operasi disfungsi. sintaks : OR (kondisi1; kondisi2)
FUNGSI
PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP)
Tabel merupakan alternatif lain
dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung syarat/kondisi dalam Excel,
disamping fungsi logika tentunya. Kelebihan dari fungsi pembacaan tabel adalah
dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak. Adapun langkah-langkah
di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah :
1. Susun tabel yang akan dibaca
(tabel lookup). Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet yang sama dengan tabel
utama, atau terpisah di sheet yang lain.
2. Setelah itu, berikan nama untuk
tabel lookup. Perintahnya Insert–Name–Define.
3. Gunakan fungsi pembacaan tabel di
bawah ini untuk melakukan pengisian :
- VLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data perkolom. Sintak VLOOK-UP (cell_pembaca; tabel_look-up; nomor_kolom; true/false).
- HLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data per baris. Sintak HLOOK-UP (cell_pembaca; tabel_look-up; nomor_baris; true/false).
GRAFIK
Grafik merupakan bentuk penyajian
lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa
suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat disajikan dalam
bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan
sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan.
Disamping itu, langkah-langkah di
dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel dalam 4 langkah Wizard. Cara
mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara meng-klik icon Chart atau
klik menu Insert – Chart.
Contoh, Ketiklah tabel berikut dan
simpan dengan nama anda sendiri.
Gambar Grafik Dari Data Tabel
PENGURUTAN
DATA
Ini adalah cara belajar analisa
algoritma, disana akan ditemukan banyak sekali algoritma untuk melakukan
pengurutan data (sorting). Excel memberikan sekali kemudahan dalam pengurutan
data. Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu
secara menaik (A – Z, 0 – 9) atau Ascending. Dan dapat pula secara menurun (Z –
A, 9 -0) atau Descending.
Untuk mengurutkan data secara cepat,
klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara
menaik (ascending) dan klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan
pengurutan data secara menurun (descending). Cara lainnya adalah dengan
menggunakan menu yakni Data – Sort.
Gambar Dialog Sorting
SUB TOTAL
Perhitungan subtotal pada suatu
tabel yang telah diurutkan (sorted) dapat dilakukan dengan mudah di dalam
Microsoft Excel dengan fasilitas SubTotals. Perintah yang dijalankan untuk
perhitungan subtotal adalah dengan menu Data
- SubTotals.
Keterangan :
- At each change in : kolom yang akan dijadikan dasar perhitungan subtotal (kolom yang menjadi kunci pengurutan).
- Use Function : merupakan fungsi yang digunakan dalam perhitungan subtotal, misalnya SUM untuk menjumlahkan.
- Add subtotal to : hitung subtotal untuk kolom yang diberi tanda checklist.
- Replace Current Subtotals : ganti subtotal yang telah ada.
- Page Break Between Group : pisahkan halaman antar grup yang berbeda.
- Summary Bellow Data : hitung grand total di bawah tabel yang di subtotal.
- Remove All : Menghapus seluruh perhitungan subtotal yang telah ada.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar